今回は、大人数が出席する会議を１時間でこなしているというライブドア社の会議術についてまとめたブログ『livedoor ディレクターBlog：議事録の書き方 基礎講座』と『20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術』をご紹介します。
【目次】
■議事録の書き方 基礎講座
■20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術
■議事録を書くために必要なポイント
■ 議事録を書く一番のポイント
【注目ポイント】
■議事録の書き方 基礎講座
【02】議事録に必要なこと
◇基本情報を入力する
・会議の名称
・開始日時
・終了日時
・開催場所
・参加者
を列挙します。会議の名称、開催場所は省略せずに記載します。
参加者の部分は、所属組織名と名前を１セットにして記載します。
参加者が多い場合や社内での打ち合わせなどの場合は「さん」「様」などの敬称を省略してもよいでしょう。省略する場合は 敬称略 と書いておくのを忘れずに。
◇項目をわける
基本的には会議の中で話した順番ごとに大項目、中項目を適宜設定してみるとよいかと思います。
◇具体的に書き記す
話した内容を実行にうつすために必要なのは
・誰が
・何を
・いつまでに
・なぜ
・どのようにするのか
◇ちょっとしたポイント
各自の宿題になったものを最初または最後にまとめておくと、情報共有としての効果が期待できます。また、会議が終わってから遅くとも当日中には議事録として送付しておくとよいでしょう。
【04】議事録の例
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議題：livedoor XX 定例会議
日時：2008年4月21日 17:00〜18:00
場所：社内 B2会議室
参加：開発部 S さん、Y さん
CM 部 櫛井、N さん、B さん
●各自の宿題
・今週中に○○のバグについて再現性があるか調査を行う(N さん)
・来週木曜までに新規作成ページのデザインを4ページ分作成する(Yさ ん)
●MTG の主旨
livedoor XX について、1週間の実績値報告と
進捗情報の共有を行うための定例会議。
●進捗の確認
・機能A について
すでに開発環境で動作している状態になっている。チェック待ち。(S さん)
→25日までに動作の確認を行う。その後デザイン作成依頼を行う(櫛井)
＜中略＞
・広告案件B について
クライアントチェック中。回答は週明け月曜の予定。(N さん)
●その他
・次回から誰か議事録とってください(B さん)
→T さんが適任なので次回からやってもらう。(櫛井)
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■20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術
【01】アジェンダは前日のうちに関係者にメールする
会議で使用するアジェンダは、前日のうちに関係者にメールして目を通してもらい、補足がある場合には事前に受け付けます。
そうすることで、参加者が予習をするようになり、会議での話がスムースになります。また、アジェンダの内容によって「今回は欠席する」という判断がしやすくなるのもメリットで、参加してみたらあまり関係のない話しばかりだった、という事態を回避できます。
この時点で、議題毎に5分単位の時間制限を設けておくのがコツのようですね。予め、時間がかかりそうな案件には長めに配分されているようです。
【02】議題ごとに時間を割り振る
議題が出そろったら、重要度によって順番と時間の割り振りを決めます。
ここで重要なのは、アジェンダにその時間を具体的に記入することです。「いつ終わるのかわからない」状態で話すのと、「5分で結論まで決めないといけない」と思いながら話し合うのとでは、効率が全然変わってくるからです。
さらに、時間割を決めると司会もやりやすくなるのがメリットです。「この議題にはついてはこれで終わり！」とぶった切るには人間力が必要ですが、ちゃんと した時間割があれば「時間内に解決しなそうなので、いったん切って次の議題に進みます」というだけでいいので、誰でもスムースな司会ができます。
【05】話しきれなかったことは会議後の分科会で解決
20名超のメンバーを拘束する会議は必ず1時間で終了しますが、そこで話しきれなかった議題や、数人で話せば済むような内容は、そのまま同じ部屋で分科会が自然と開始されます。ですので、会議室を事前に1時間半で予約しておくと、他の会議に邪魔されずに済みスムースです。
■議事録を書くために必要なポイント
2005年のブログの『議事録の書き方』に17個の議事録を書くために必要なことが挙げられていたのでまとめて引用しておきます。
その０１
議事録を書くといろんな得があることを知ろう♪
その０２
みんなが利用しやすい形を目指そう♪
その０３
最初は録音したものから議事録を起こしてみよう。
その０４
誰の発言かも書いておきましょう♪
その０５
「会議をしながら議事録を書くことができる」と知ろう♪
その０６
議事録を書くと「聞く力」も伸びるんですね♪
その０７
議事録を書く必要性に何度も気づこう♪
その０８
「会議で決まったこと」と「今後の予定」を書こう♪
その０９
何について話ているの？
その１０
何について話してるかわからないときは全部メモしよう♪
その１１
ついでに自分の知識の棚卸もできちゃうのです♪
その１２
知識を身に付ける動機付けにもなっちゃいます♪
その１３
沢山議事録を書きましょう♪
その１４
今日の会議は「結局何が決まったの？」
その１５
議事録のプロは会議中でも大活躍♪
その１６
会議を分類してみよう♪
その１７
余計な修飾語を省こう♪
会議内容のカテゴライズと、会議自体の種類、道具の活用についてもまとめられていました。
話の内容をカテゴリーに分けると一から録音を再生しながら議事録を書くのは時間がかかりますが、レコーダーのタイムを書き留めておくのは良いアイデアですね。
聞き取り易いということがわかりました。
さらにカテゴリーに4つの状態があるように思います。
それは次の4つです。
○現状報告
○解決策の提示
○解決策の検討
○今後の予定
会議自体も何種類かに分かれそうですよね。
思いつく限りならべると。
○ブレインストーミング
○共通認識を持ってもらうため
○相手に意思を伝えるため
■ 議事録を書く一番のポイント
『ほぼ日刊イトイ新聞』にも、議事録のポイントを指摘してあります。要点を引用します。
議事録を書く一番のポイントは、
議題を、「問い」の形にして、
頭に大きくはっきり書く。
・・中略・・
会議やミーティングを成功させる秘訣は「問い」にある。
「問い」に着目した議事録が、書けるようになれば、
自分が会議をするとき、
ずっとうまく切り盛りできるようになる。
だけではない。
メンバーの会議への意識を
グッとアップさせることができる。
【参考書籍】
■ 吉田 新一郎 会議の技法―チームワークがひらく発想の新次元 2000
参加して良かったと思える会議の仕方について書かれています。
■ 船川 淳志 大学院生のためのアタマの使い方 2006
効果的な研究会議を開くためのアドバイスが載っています。
【参考サイト】
（１）
『livedoor ディレクターBlog：議事録の書き方 基礎講座』
（２）
『livedoor ディレクターBlog：20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術』
（３）
『議事録の書き方』
（４）
『ほぼ日刊イトイ新聞：おとなの小論文教室。Lesson６１ ｢問い｣で会議の流れを変える--結果を出す！文章の書き方 （１２）議事録』
【バックリンク】
◦ 【研究本】会議の技法
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